SIMAAN advies
Wat is SIMAAN advies?
SIMAAN advies is een jonge organisatie met een groot netwerk van inkoopadviseurs, contractmanagers, aanbestedingsjuristen en projectondersteuners. Wij helpen opdrachtgevers bij het aanbesteden van ICT opdrachten:
- Beter, sneller, goedkoper en simpeler aanbesteden met de SIMAAN Aanbestedingstool.
- Bij voorkeur op basis van resultaatverplichting.
- Inhuur is ook mogelijk.
- Inkoopadvies, juridisch aanbestedingsadvies en administratieve werkzaamheden.
Aanbestedingstool
- Uniek voor het SIMAAN advies is dat wij de SIMAAN Aanbestedingstool gebruiken. Met de Aanbestedingstool hebben we de beschikking over kennis en ervaring van eerder gepubliceerde aanbestedingen. Het produceren van aanbestedingsdocumenten gaat met minder administratieve lasten gepaard. De doorlooptijd van een aanbestedingsproject wordt erdoor verkort.
- De Aanbestedingstool gebruiken we bij alle begeleiding.
Menukaart
Wij hebben op aanvraag een menukaart ter beschikking waarin ook onze diensten, werkwijzen en tarieven staan toegelicht. Neem bij interesse contact met ons op en dan lichten wij in een online gesprek van 30 minuten vrijblijvend deze menukaart toe.
De Aanbestedingstool
De Aanbestedingstool ondersteunt binnen het inkoopproces het specificeren. De Aanbestedingstool helpt dus bij het opstellen van aanbestedingsdocumenten. Dat doen we door het beschikbaar stellen van een database, een documenttool voor het opstellen, reviewen, goedkeuren en vaststellen te ondersteunen en een simulatietool om het gunningsmodel te simuleren.
Klik hier voor de site van de Aanbestedingstool.
Eén database
- Tools.
- Handreikingen.
- Gebruikte geschiktheidseisen en selectiecriteria.
- Gebuikte eisen en gunningscriteria.
- Formats van de inkopende organisatie.
Een simulatietool
- Invoeren van gunningscriteria (prijs en kwaliteit).
- Onderlinge weging bepalen dmv de paarsgewijze methode.
- Mogelijke offertes invoeren.
- Overzicht welke offertes winnen, afhankelijk van de gunningsformule
en wegingen gunningscriteria.
Een documenttool
- Toewijzen van penvoerders, reviewers en vaststellers.
- Workflowondersteuning en inzicht in de workload d.m.v. dashboards.
- Altijd de laatste versie zien maar met een toegankelijke audittrail.
Met 1 druk op de knop: van elke tekst de concepten, wijzigingen,
opmerkingen en reviewcommentaar zien en exporteren. - Labels toevoegen om zo informatie per onderwerp over alle
aanbestedingsdocumenten heen gemakkelijk beschikbaar te
maken.
Resultaatverplichting
Opdrachtgevers en aanbestedingsteams kunnen rekenen op professioneel inkoopadvies. Dat betekent:
- Per aanbestedingsproject wordt één ervaren inkoopadviseur van het SIMAAN advies ingezet.
- Zo nodig wordt de inkoopadviseur op de achtergrond bijgestaan door onze andere inkoopadviseurs en juristen.
- Het blijft advies, de opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de inhoud van de aanbestedingsdocumenten.
- De formats van de aanbestedingsdocumenten van de opdrachtgever worden gebruikt. Voor alle andere documenten (plannen van aanpak, presentaties, rapporten en dergelijke) gebruiken wij onze eigen formats.
- We rapporteren wekelijks over de voortgang.
- We houden een risicolog bij.
Onze juristen reviewen de aanbestedingsdocumenten wanneer deze bijna gereed zijn voor publicatie. We focussen ons daarbij op de inkoopthema’s (geschiktheidseisen, selectiecriteria, gunningscriteria en prijsmodel) en de meest voorkomende juridische risico’s (bijvoorbeeld het risico op wezenlijke wijzigingen).
Juridische risico’s worden opgevoerd in het risicolog. Indien nodig zal een juridisch risico gepaard gaan met een aparte analyse waarin het risico– en voor zover mogelijk de te nemen maatregelen – beschreven staan, vergezeld met een advies.
Aangeraden wordt het totaalpakket af te nemen, inkoopadviseurs, projectmanagers en juristen van SIMAAN advies zijn gewend met elkaar te werken. Dat komt de efficiëntie, doorlooptijd en kwaliteit van aanbestedingsdocumenten ten goede.
Projectondersteuning voert de volgende werkzaamheden uit:
- Bijhouden van de actie- en besluitenlijsten.
- Checkt aanbestedingsdocumenten en interne documenten op spellingsfouten en dergelijke.
- Versturen van uitnodigingen voor bijvoorbeeld bijeenkomsten.
- Reserveren van zalen.
- Inrichten van het tendersysteem (CTM/TenderNed/Aanbestedingskalender/Negometrix enz, altijd via account van opdrachtgever).
- Administratieve werkzaamheden in het tendersysteem (publiceren, vragen verzamelen enz).
Indien een opdrachtgever geen projectondersteuning van ons afneemt, draagt hij/zij zorg voor een projectondersteuner die bovenstaande activiteiten uitvoert.
Aangeraden wordt het totaalpakket af te nemen, inkoopadviseurs, projectmanagers en juristen van SIMAAN advies zijn gewend met elkaar te werken. Dat komt de efficiëntie, doorlooptijd en kwaliteit van aanbestedingsdocumenten ten goede.
Momenteel heeft Simaanadvies de volgende projecten als resultaat opdracht in uitvoering:
- Bij Logius (binnenlandsezaken) DigiD een aanbesteding die als resultaatopdracht wordt uitgevoerd.
- Bij Logius (binnenlandsezaken) Mijnoverheid en generiekeservices een aanbesteding die als resultaatopdracht wordt uitgevoerd.
De diensten van SIMAAN advies
Begeleiden van aanbestedingsprojecten:
Wij begeleiden alle Europese aanbestedingsprocedures. We bieden een basispakket aan voor de ‘standaard aanbestedingen’, een uitgebreid pakket voor aanbestedingen die meer begeleiding vragen. In onze ervaring past het overgrote deel van de aanbestedingen in de basis of uitgebreide begeleiding.
Aanvullende – of maatwerkofferte :
Of heeft u een complexe aanbesteding die om meer maatwerk vraagt? Vraag dan een offerte aan. We kunnen in overleg bepalen wat we op basis van vaste prijs of nacalculatie uitvoeren.
Begeleiden van pressure cooker aanbestedingen:
Voor spoedaanbestedingen of als een aanbestedingstraject over de streep getrokken moet worden.
Momenteel levert Simaan advies diensten aan het ministerie van algemene zaken (AZ) en voor het ministerie van Binnenlandse zaken (Logius).
Soorten begeleiding
Hoe een aanbestedingsproject begeleid moet worden is afhankelijk van verschillende factoren. De belangrijkste zijn:
- De gekozen procedure.
- De mate waarin bruikbare inhoud voorhanden is. Betreft het een herhaal aanbesteding? Verandert er weinig aan de inhoud in vergelijking met het bestaande contract? Dan ligt het zwaartepunt van de begeleiding bij begeleiden van het proces.
- De mate waarin (leden van) een aanbestedingsteam ervaren zijn en zonder veel begeleiding inhoud van programma’s van eisen en andere inhoudelijke documenten kunnen schrijven.
- De mate waarin extra advisering / begeleiding van implementatie nodig is.
- De mate waarin anderen dan het aanbestedingsteam en de opdrachtgever betrokken moeten worden (zoals stuurgroepen).
- Of een organisatie zelf de projectondersteuning en juridisch advies voor haar rekening neemt.
Meestal wordt op basis van bovenstaande factoren gekozen voor de basisbegeleiding of de uitgebreide begeleiding.
Bij de basisbegeleiding bemoeit wij ons veel minder met de inhoud van de aanbesteding. Zo worden er geen workshops georganiseerd voor programma’s van eisen en andere inhoudelijke bijlagen. Er wordt ook geen stress test gedaan. Onze jurist bemoeit zich alleen met de inkooptechnische risico’s.
Uiteraard ligt de verantwoordelijkheid voor typische inkooponderwerpen zoals geschiktheidseisen, selectiecriteria, gunningscriteria en prijsmodellen wel bij ons.
De leden van het aanbestedingsteam en de opdrachtgever spelen dus een belangrijkere rol bij het produceren van de inhoud. Wij stellen ons meer als procesbegeleider op.
Bij de uitgebreide begeleiding bemoeien wij ons meer met de inhoud van de aanbesteding. Zo organiseren we workshops voor het programma van eisen, reviewen we de inhoudelijke documenten twee keer en doen we een stress test. Onze jurist bemoeit zich actief met de inhoudelijke risico’s. We adviseren stakeholders meer dan bij de basis begeleiding.
Ook hier ligt het penvoerderschap voor typische inkooponderwerpen zoals geschiktheidseisen, selectiecriteria, gunningscriteria en prijsmodellen wel bij ons.
Extra dienstverlening is mogelijk op basis van offertes (vaste prijs) of nacalculatie.
De begeleiding volgens de pressure cooker methode is altijd op basis van offerte (vaste prijs of nacalculatie). Het is afhankelijk van de situatie welke activiteiten ondernomen moeten worden, welke risico’s voor opdrachtgever aanvaard zijn en wat het minimale kwaliteitsniveau is.
Onze pressure cooker methode in het kort:
- Basis of uitgebreid.
- Vrij maken van capaciteit is een kritische succesfactor.
- Gericht op doorlooptijd en het minimaliseren van risico’s.
- Belangrijke taak van de opdrachtgever om belangen/ stakeholders te managen.
- In praktijk zullen vrijwel altijd risico’s geaccepteerd worden.
- Er wordt getimeboxt.
- SIMAAN advies levert ook projectondersteuning en juridisch advies.
Uniek voor het SIMAAN advies is dat wij de SIMAAN Aanbestedingstool gebruiken. Met de Aanbestedingstool hebben we de beschikking over kennis en ervaring van eerder gepubliceerde aanbestedingen. Het produceren van aanbestedingsdocumenten gaat met minder administratieve lasten gepaard. De doorlooptijd van een aanbestedingsproject wordt erdoor verkort.
De Aanbestedingstool gebruiken we bij alle begeleiding.